La durée de conservation des dossiers est de 20 ans à compter de la clôture du dossier (ou 10 ans à compter du décès du ou de la patient·e). Dans le cas d’un·e patient·e mineur·e, si la durée de 20 ans s’achève avant ses 28 ans, la conservation est prorogée jusqu’à cette date.
Les dossiers archivés sont propres à l’orthophoniste titulaire. Il n’existe pas d’archives « communes » au cabinet. En cas de patient ou de patiente en commun et de départ d’un·e des orthophonistes du cabinet, chaque orthophoniste conservera une copie du dossier.
En cas de départ avec transmission de sa patientèle à un·e successeur·e officiel·le (acte juridique rédigé et enregistré aux impôts : vente ou donation – cf. L’Orthophoniste de mars 2021), l’orthophoniste laisse à son ou sa successeur·e l’ensemble de ses dossiers en cours mais également ses dossiers archivés.
Si l’orthophoniste n’a pas de successeur·e, il ou elle emporte l’ensemble de ses dossiers en cours mais également toutes ses archives et ce, même en cas d’exercice en commun au sein du cabinet que ce soit sous la forme d’une société civile de moyens ou avec un contrat d‘exercice en commun avec ses collègues.
Le ou la partant·e informera ses patient·es de son départ sans successeur·e, en leur délivrant une copie de leur dossier ainsi que la liste des orthophonistes aux alentours (par exemple issue de l’annuaire santé : http://annuairesante.ameli.fr/) et les incitera à s’inscrire sur la Liste d’Attente Commune afin qu’ils puissent poursuivre leur prise en charge avec un·e nouvel·le orthophoniste.
A la fin d’un éventuel contrat de collaboration au sein du cabinet, le collaborateur ou la collaboratrice emportera les dossiers de sa patientèle personnelle constituée pendant la collaboration. La patientèle personnelle du collaborateur ou de la collaboratrice est celle qui n’a pas fait l’objet d’une mise en relation par le ou la titulaire pendant l’exécution du contrat), tous les autres dossiers doivent rester au cabinet du titulaire.