Questions / Réponses : Le Remplacement

(Mise à jour le 6 janvier 2022)

Quel est le principe du remplacement ?

Empêché d’exercer son activité professionnelle libérale, un orthophoniste titulaire de sa clientèle ou collaborateur, peut se faire remplacer auprès de ses patients par un confrère. Comme tout contrat, il présente des intérêts pour les deux parties. Il permet au remplacé d’être assuré de la continuité des soins et de la marche de son cabinet. Pour le remplaçant, c’est l’occasion d’avoir une expérience professionnelle en libéral.

Le remplacement est-il soumis à conditions ?

OUI dans le cadre de l’exercice conventionné. La convention d’octobre 1996 qui régit les règles entre les caisses primaires d’assurance maladie et la profession interdit à l’orthophoniste remplacé, dans le cadre conventionnel, de toute activité concomitante à celle du remplaçant au moment effectif du remplacement.

Le remplacement n’est-il admis que pour certains motifs ?

NON. Les motifs de l’interruption d’activité peuvent être divers : maladie, maternité, invalidité temporaire, missions humanitaires …. Bien entendu, le contrat signé entre le remplaçant et le remplacé doit préciser ce motif.

Quelle est la durée d’un contrat de remplacement ?

Existe-t-il un minimum et un maximum pour la durée ?

La FNO préconise une durée minimale de 10 jours. Quant à la durée maximale, il n’existe pas de limite. Mais attention : l’administration fiscale peut estimer qu’il s’agit d’une location de longue durée et exiger la TVA. Quoiqu’il en soit, le contrat doit clairement préciser les dates de début et de fin du remplacement.

Être remplaçant, est-ce avoir un statut spécial ?

NON. Le remplaçant est un professionnel libéral à part entière. Titulaire d’un certificat de capacité d’orthophoniste enregistré à l’ARS de son  domicile, il travaille en toute indépendance. Il est responsable devant les patients qu’il soigne. A ce titre, il doit avoir une assurance responsabilité civile professionnelle.

Quelles sont les démarches à effectuer ?

Le remplacé doit prévenir la caisse primaire d’assurance maladie par courrier précisant les dates du remplacement. Le remplaçant n’a pas de démarches particulières à effectuer. Bien entendu, s’il est jeune diplômé, il effectuera les formalités nécessaires à son installation. Un contrat établi en double exemplaire original sera signé par les deux parties. Il est nécessaire que le remplaçant soit assuré en responsabilité civile professionnelle. La plupart des assurances  RCP des titulaires prennent en charge le remplaçant, rapprochez-vous de votre assureur afin de vérifier cela.

À quoi s’engage le remplaçant ? Quelles sont ses responsabilités ?

Le remplaçant doit assurer les rééducations et les bilans nécessaires. Il doit utiliser les locaux et le matériel « en bon père de famille », c’est-à-dire en prendre soin et ne les utiliser que dans le cadre de l’exercice de la profession. Il ne peut pas habiter dans le cabinet d’orthophonie, par exemple. Il s’acquitte de ses cotisations sociales. Il paie les rétrocessions convenues. Il s’engage à ne pas exercer sa profession à titre libéral et/ou salarié dans la zone d’influence du cabinet pendant une durée déterminée, proportionnelle à la durée du contrat et stipulée dans la convention, et ce une fois le contrat terminé.

À quoi s’engage le remplacé ?

Il doit cesser, dans le cadre conventionnel, son activité à titre complet ou partiel pendant la durée effective du remplacement. Il doit mettre à la disposition du remplaçant les patients, le local et le matériel, c’est-à-dire les moyens permettant l’exercice de l’orthophonie. Il laisse au remplaçant toute indépendance et ne doit pas se comporter comme son employeur (éviter tout lien de subordination). D’où, l’importance des entretiens préalables au remplacement au cours desquels les interlocuteurs s’entretiendront des méthodes de travail et mettront au point les modalités de l’exercice du remplacement. Il contrôle les rétrocessions versées par le remplacé. Il s’acquitte de ses cotisations sociales et des frais de gestion du cabinet.

Quel est le montant des rétrocessions ?

La rétrocession couvre les frais de gestion du cabinet. On prend en compte les loyers et charges locatives, électricité, chauffage, frais postaux et de téléphone, fournitures administratives et de bureautique…. Il faut absolument et logiquement écarter les charges sociales, fiscales et personnelles du remplacé. Généralement, on s’entend sur un pourcentage (20%) qui porte sur les actes facturés et réglés, et non sur les actes effectués.

Je suis remplaçante d’une collaboratrice, comment cela se passe-t-il au niveau des rétrocessions ?

La situation est la suivante : le titulaire et le collaborateur sont liés par un contrat de collaboration. Le contrat de remplacement, quant à lui, est signé entre le remplaçant et le collaborateur. Pour le paiement des rétrocessions, on est obligé de passer par l’intermédiaire du collaborateur puisqu’il n’existe pas de contrat entre le titulaire et le remplaçant. Le remplaçant verse les rétrocessions au collaborateur. Ce dernier paie au remplacé ce qui a été convenu entre eux (collaborateur et titulaire).

En tant que remplaçante, puis-je prendre des congés comme je l’entends ?

Le remplacement est toujours prévu pour une durée déterminée, durée pendant laquelle le remplaçant s’est engagé à assurer les rééducations. Toutefois, tant que la continuité des soins et que l’intérêt des patients sont préservés, la remplaçante peut prendre des congés. On le comprend bien pour les remplacements de longue durée. Pour les remplacements de courte durée, il faut apporter un tempérament. En clair, la prise de congés par la remplaçante s’apprécie au regard de sa situation personnelle.

Je suis remplaçante d’une titulaire en congés maternité. Or, une amie me propose l’ouverture d’un cabinet en association. Je ne pourrai pas assumer les deux cabinets. Puis-je mettre fin à mon contrat de remplacement ?

NON. En principe un contrat de remplacement est conclu pour une durée déterminée. C’est-à-dire que vous vous êtes engagée à prendre en charge la clientèle de la remplacée durant une période définie, de telle date à telle date. Vous ne pouvez donc pas vous désister de vos obligations avant le terme du contrat. Sinon, la titulaire remplacée pourra vous assigner en justice pour obtenir un dédommagement, du fait de votre départ abusif. Seules deux exceptions tempèrent ce principe : – l’accord de l’autre partie. Si la titulaire remplacée accepte votre départ, le contrat pourra être rompu plus tôt que prévu par consentement mutuel.

Cependant, je vous conseillerais d’obtenir l’accord écrit de la titulaire, ou encore la signature d’un avenant au contrat modifiant le terme de la convention. – clause de rupture anticipée. Certains contrats prévoient par eux-mêmes, la faculté pour les parties de rompre le contrat avant son terme, moyennant le respect d’un préavis. Si votre contrat comprend une telle clause, vous pourrez alors quitter le remplacement après avoir accompli la procédure définie par ladite clause.

Je souhaite toutefois vous mettre en garde contre ce type de clause dans les contrats de courte durée ou motivés par des empêchements graves. L’intégration d’une telle clause permet alors à chacune des parties de rompre le contrat à n’importe quel moment. Ni la remplaçante ni la titulaire n’est assurée du remplacement durant la période initialement définie. Ainsi, la remplaçante n’est pas certaine d’exercer dans le cabinet, car la titulaire peut rompre. La titulaire peut voir sa clientèle laissée sans remplaçant, si la remplaçante a décidé de partir. De plus, le contrat à durée déterminée a pour vocation d’organiser les obligations pendant un temps précis. Les parties, en s’engageant, doivent être prêtes à l’assumer jusqu’au bout.

En tant que remplaçante, dois-je avoir mes propres feuilles de soins ?

Si vous ne pouvez pas encore disposer de la CPS remplaçant ou si le logiciel du remplacé ne prend en compte la CPS remplaçant, l’orthophoniste remplaçant utilise les feuilles de soins préidentifiées du remplacé. Il y appose la mention : « M. ou Mme X …, remplaçant de M. ou Mme Z », après avoir barré le nom du remplacé.

Afin de savoir si la CPS remplaçant est active dans votre département il est utile de faire une demande à la caisse primaire d’assurance maladie dont dépend le cabinet, le remplacé quant à lui doit se rapprocher de son éditeur de logiciel. Vous devez de toute façon déclarer à la caisse votre situation de remplaçant.

En tant que remplaçante, puis-je prendre des congés comme je l’entends ?

Le remplacement est toujours prévu pour une durée déterminée, durée pendant laquelle le remplaçant s’est engagé à assurer les rééducations. Toutefois, tant que la continuité des soins et que l’intérêt des patients sont préservés, la remplaçante peut prendre des congés. On le comprend bien pour les remplacements de longue durée. Pour les remplacements de courte durée, il faut apporter un tempérament. En clair, la prise de congés par la remplaçante s’apprécie au regard de sa situation personnelle.

Qui doit encaisser les honoraires ?

Le remplaçant est un professionnel libéral à part entière. Quand bien même il utilise les feuilles de soins du remplacé ou sa CPS remplaçant. Il appose donc sa signature sur la première colonne de la feuille de soins, attestant de la dispense de soins et sur la deuxième colonne, attestant ainsi l’acquit des honoraires. Toutefois, pour les patients pris en charge à 100 % par les caisses d’assurance maladie ou les tiers payant, les honoraires seront payés au remplacé qui devra les reverser au remplaçant en conservant le montant de la rétrocession convenue. Il y aura donc une rétrocession croisée. Mais attention, il ne faut jamais déduire de la rétrocession faite par le remplaçant, le montant dû par le remplacé. Deux opérations comptables distinctes sont donc nécessaires.

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